Prosedur Permintaan dan Pencatatan Penerimaan Barang

a.       Langkah-langkah permintaan barang

         Unit atau bagian mengajukan kebutuhan barang ke bagian gudang atau logistik dengan surat atau bon permintaan barang

         Bagian gudang memeriksa dan menyiapkan barang-barang sesuai dengan yang diminta dalam bon

         Apabila tersedia, barang tersebut diserahkan dan bon permintaan barang ditandatangani, baik oleh bagian gudang maupun oleh unit yang meminta barang

b.      Langkah-langkah pencatatan penerimaan barang

Biasanya sebelum barang yang dibeli diterima, pihak pengirim terlebih dahulu memberi tahu kepada pihak penerima, bahwa barang akan tiba pasa waktu, jumlah dan speifikasi tertentu. Dengan pemberitahuan tersebut, maka pihak penerima akan mempersiapkan segala sesuatunya, baik tenaga, tempat maupun tata cara penerimaan. Langkah pencatatannya sebagai berikut :

a.      Pada saat barang tiba, petugas penerima segera melakukan pemeriksaan, baik secara fisik maupun administratif. Penerima harus memeriksa tentang nama barang, jumlah, model, ukuran, kualitas dan lain-lain sesuai dengan yang tertulis dalam surat pengantar barang.

b.     Apabila sudah cocok, petugas penerima membuat berita acara pemeriksaan dan bukti penerimaan barang. Bukti tersebut dibuat rangkap.

c.      Setelah selesai dibuat, kemudian ditandatangani, baik oleh pengantar barang maupun penerima barng. Kemudian satu set (rangkap) diberikan lagi kepada pengantar atau pengirim barang.

d.      Selanjutnya bagian gudang atau penerima harus melakukan :

     Mencatat data dari barang-barang tersebut (jenis, jumlah, dan asal barang)

     Mencatat barang ke dalam buku persediaan barang atau buku inventaris

    Menyimpan dan meletakkan barang tersebut di tempat yang tersedia atau gudang sesuai dengan jenis, sifat dan jangka waktu penyimpanan

     Menyerahkan barang kepada unit atau bagian yang memesan

    Membuat laporan kepada atasan dan instansi fungsional baik triwulan, tahunan insidental tentang barang yang terjadi di gudang.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s